Gestion de la paie
La gestion de la paie est l'organisation du mode de rémunération des employés et du calcul des cotisations salariales et patronales relatives à cette rémunération.
Dans l'entreprise, la gestion de la paie est généralement de la coresponsabilité du service comptable et de la direction des ressources humaines.
Enjeux de la gestion de la paie
modifierLa gestion de la paie constitue un aspect important de l'administration des salariés. Matérialisant la relation entre l'employeur et le salarié, le bulletin de paie est un document périodique obligatoire devant répondre à certaines règles. Le salaire, contrepartie de la prestation du travail effectuée par le salarié, constitue un coût pour l'entreprise qui doit être comptabilisé. La gestion de la paie permet aussi d'assurer un suivi des taxes salariales et patronales sur les salaires.
Les enjeux de la gestion de la paie sont multiples :
- le respect de la conformité réglementaire ;
- la gestion du climat social au sein de l'entreprise ;
- la gestion des données sensibles à sécuriser.
L’externalisation de la gestion de la paie
modifierLes règles de traitement administratif de la gestion de la paie sont en constante évolution : modification périodique des bases et des taux de cotisations, modifications réglementaires ou conventionnelles (convention collective)… Nouvelles réformes de l’État, nouvelles aides sur une durée limitée. De fait, la gestion de la paie nécessite de se maintenir informée en permanence de ces évolutions ou modifications.
Pour contourner cette contrainte un certain nombre d’entreprises choisissent d’externaliser la gestion de la paie. Ce processus est expliqué dans l’article Externalisation.
L’externalisation de la gestion de la paie consiste à transférer cette gestion à un prestataire externe et ainsi à s’affranchir de ses contraintes et responsabilités[1].
Organisation générale de la paie
modifierLa fixation de la rémunération prend en compte la complexité des tâches à effectuer, mais également les conditions de travail, le cadre contractuel (convention collective...) et salaire minimum, les performances de l'entreprise et du salarié, la situation personnelle du salarié (temps partiel par exemple).
Bulletin de paie
modifierLe bulletin de paie est un document comptable établi par l'employeur qui doit être remis au salarié selon une certaine périodicité (mois, quinzaine...). Il n'est soumis à aucune condition de forme dès lors qu'il comporte les mentions exigées par le Code du travail. Globalement, l'ensemble des précisions doit permettre de déterminer à qui est due la rémunération concernée par le bulletin de paie et comment son montant a été calculé.
Salaire de base et salaire brut
modifierLe salaire de base figure sur le contrat de travail. Il peut être calculé selon diverses méthodes (exemple : salaire au rendement). La méthode la plus utilisée est le salaire mensuel. Ce dernier est calculé sur la base de 151,67 heures de travail effectif par mois en France, soit un temps plein (35 heures / semaine). Le salaire de base est la partie fixe de la rémunération. Le salaire de base et la rémunération variable (primes, avantages divers) constituent la rémunération brute totale. La rémunération brute totale est la base de calcul pour tous les prélèvements sociaux.
Heures supplémentaires
modifierLes heures supplémentaires doivent être évaluées afin de calculer le montant de la rémunération de l'employé.
Heures complémentaires
modifierLes heures complémentaires sont les heures que l'employeur peut demander au salarié à temps partiel d'effectuer au-delà de la durée fixée par le contrat de travail.
Numérisation et contrôle des données de calcul de la paie
modifierEn France, le calcul numérique des salaires est lié à la DSN — le flux mensuel dématérialisé unique de données issues du calcul de la paie, complété par des messages relatifs aux événements affectant le salarié[2]. Dans les espaces en libre-service des salariés, l'accès aux bulletins de paie et aux documents fiscaux peut s'accompagner de la modification par le salarié de ses coordonnées bancaires de virement salarial[3]. Avant la transmission de la DSN, les informations peuvent faire l'objet de contrôles automatiques, et après l'envoi, des rapports structurés d'erreurs permettent de corriger les données et de renvoyer la déclaration[4].
Depuis 2017, la forme électronique du bulletin de paie est en France le mode principal de remise ; toutefois, le salarié peut refuser la dématérialisation et l'employeur doit informer des conditions d'accès au document[5]. L'employeur conserve une copie du bulletin de paie pendant cinq ans et est tenu d'assurer l'accessibilité de la version électronique pendant 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans[6]. Depuis juillet 2023, le bulletin de paie français doit comporter l'indicateur «montant net social» — le revenu net après déduction des retenues sociales obligatoires[7].
Le mécanisme de prélèvement de l'impôt sur le revenu est également intégré au calcul : le prélèvement à la source est entièrement intégré dans la DSN mensuelle[8]. Le salarié peut refuser la transmission à l'employeur de son taux personnalisé d'imposition ; dans ce cas, un taux non personnalisé est appliqué, calculé uniquement sur la rémunération du mois sans prise en compte de la situation familiale[9]. Après modification du taux, l'administration fiscale transmet automatiquement la valeur mise à jour à l'employeur ou à l'autre payeur de revenus, pour application dans un délai de un à trois mois[10].
Comptabilisation de la paie en France
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Mode de calcul du net à payer
Toutes les rubriques ne s’appliquent pas à tous les cas.
Ces informations figurent sur les bulletins de paie.
Salaire de base
+ Heures complémentaires ou supplémentaires
+ Avantages en nature éventuels
+ Primes éventuelles
- Retenues pour absences non payées
= Salaire brut
- Cotisations Urssaf (maladie, retraite de base)
- Cotisations chômage (Pôle emploi)
- Cotisations retraite complémentaire ARRCO
- Cotisations retraite complémentaire AGIRC
- Cotisation garantie minimale de points (GMP)
- Cotisations AGFF
- Contribution exceptionnelle temporaire (CET)
- Cotisations APEC
- Cotisations prévoyance
- Cotisations mutuelle
- Cotisations retraite supplémentaire
- Cotisation CSG déductible
= Net fiscal
- Cotisation CSG non déductible
- Cotisation CRDS
- Acomptes sur salaire
- Prêts à rembourser à l’entreprise
- Opposition sur salaire, saisie-arrêt
- Avantages en nature éventuels
- Titres restaurant
+ Remboursement abonnement transports en commun
+ Remboursement de frais
= Net à payer
Les montants de ce calcul sont ensuite enregistrés comme ceci :
Paiement d'un acompte de rémunération (possible) :
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 421 | Acompte | ... | |
| 512 | Banque | ... |
Comptabilisation des charges de personnel :
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 641 | Salaire brut | ... | |
| 645 | Charges patronales | ... | |
| 421 | Rémunérations dues | ... | |
| 421 | Acompte (possible) | ... | |
| 431 | Sécurité sociale (Urssaf : L'Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales) | ... | |
| 437 | Assedic et retraite | ... |
Paiement des rémunérations et taxes à leurs dates d'exigibilité :
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 421 | Rémunérations dues | ... | |
| 43 | Organismes sociaux | ... | |
| 512 | Banque | ... |
Conflits dus à la gestion de la paie
modifierIl existe de nombreux contentieux sur la gestion de la paie. Pour éviter ces écueils, les entreprises, experts-comptables, centres agréés sont amenés à créer des postes de responsable paie. Cette personne est amenée à gérer la gestion de la paie eu égard aux divers codes : Code civil, Code du travail, etc. Les conflits sont de plusieurs ordres :
- conflits techniques, (présence ou pas d'informations, base et méthode calcul...)
- législation (prise en compte de réductions fiscales, de déductions fiscales...).
La gestion de la paie ne se limite pas seulement à l'émission du bulletin de paie. Elle englobe également les divers événements liés au contrat de travail :
- Embauche (déclarations aux organismes sociaux, de retraite, mutuelles...)
- Modification du contrat - Cessation du contrat de travail (Solde de tout compte, certificats de travail...).
En conséquence, une mauvaise gestion de la paie concerne à la fois l'entreprise, les salariés, les dirigeants, l'État et les organismes sociaux. Les erreurs font courir des risques juridiques et pécuniaires aux entreprises. Les erreurs privent les salariés de droits sociaux, droits à la formation, droits à la retraite.
Notes et références
modifier- ↑ Source Projinvest http://www.projinvest.com/Externalisation-de-la-paie.aspx
- ↑ (en) « Déclaration Sociale Nominative – DSN », sur net-entreprises.fr (consulté le )
- ↑ (en) « payroll processing », sur vcshr.com (consulté le )
- ↑ (en) « La fiabilisation des données de la DSN », sur net-entreprises.fr (consulté le )
- ↑ (en) « Fiche de paie », sur entreprendre.service-public.gouv.fr (consulté le )
- ↑ (en) « Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? », sur entreprendre.service-public.gouv.fr (consulté le )
- ↑ (en) « Tout savoir sur la fiche de paie », sur economie.gouv.fr (consulté le )
- ↑ (en) « Entreprises : les modalités du prélèvement à la source », sur economie.gouv.fr (consulté le )
- ↑ (en) « Quelles sont les différences entre les taux de prélèvement à la source proposés ? », sur impots.gouv.fr (consulté le )
- ↑ (en) « Comment puis-je augmenter mon taux de prélèvement à la source ? », sur impots.gouv.fr (consulté le )
Liens externes
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