ISO 15489
ISO 15489 est une norme internationale sur la gestion des documents, éditée originellement en anglais en 2001 et en français en 2002 par l'Organisation internationale de normalisation. Elle est reconnue comme fondatrice sur la normalisation du records management[1].
Elle constitue une directive pour la gestion des documents des organisations tant privées que publiques afin de garantir que tous les documents d'archives (records) bénéficient de l’attention et de la protection appropriées, et que leurs valeurs de preuve et d’information soient mises en évidence plus efficacement et plus facilement selon des pratiques et des procédures normalisées.
Historique
modifierL'origine australienne
modifierLa norme ISO 15489 trouve son origine dans la norme australienne AS 4390 « Records management » adoptée en 1996[2] en réponse à la publication de la série des normes ISO 9000 sur le management de qualité, qui fait référence à des documents de qualité mais qui ne s'attarde pas sur leur définition ou sur des critères d'évaluation[3]. L'Australie est alors le premier pays au monde à se doter d'une norme sur le records management[4].
Élaboration de la norme ISO
modifierLe comité technique 46 « Information et documentation », sous-comité 11 « Gestion des archives courantes et intermédiaires » (TC46/SC11) est créé en 1998 au sein de l'Organisation internationale de normalisation pour examiner l'adoption de la norme australienne[2],[3]. Onze pays sont représentés dans le comité, parfois avec des traditions archivistiques divergentes : Australie, Nouvelle-Zélande, Royaume-Uni, États-Unis, Canada, France, Suède, Allemagne, Pays-Bas, Irlande et Danemark[3].
La première édition de la norme est présentée au congrès de l'Association of Records Managers and Administrators (ARMA) à Montréal en 2001[2]. Sa traduction française paraît en 2002[1].
Révision
modifierLes travaux pour la première révision débutent en mai 2012[5]. Parmi les objectifs identifiés par le comité se trouve au premier plan l'adaptation des principes du records management aux réalités du numérique[5].
La nouvelle version, désormais intitulée « ISO 15489:2016 Information et documentation — Gestion des documents d’activité » est présentée à Wellington en Nouvelle-Zélande[5].
Contenu et structure de la norme
modifierConcepts clé
modifierLa norme ISO 15489 établit les principes directeurs de la mise en place d'un système de records management, dont la définition donnée par la norme est :
« Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents[1]. »
Son objectif est de garantir l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et l'exploitabilité des documents. Ces concepts sont définis de la manière suivante :
- Authenticité : le système doit pouvoir garantir que le document est ce qu'il prétend être ;
- fiabilité : le document doit représenter de manière complète et exacte l'activité dont il est issu ;
- intégrité : le document doit être protégé des altérations non autorisées ;
- exploitabilité : le document doit être repérable et communicable pour être utilisé en cas de besoin[2].
Le mot records dans records management englobe une catégorie spécifique de documents, qui n'a pas de traduction directe en français. Le terme anglais désigne en effet les documents, dans leur version définitive, considérés dans leur dimension de preuve (et d’utilité dans le cadre de la conduite des activités de l’organisme émetteur), par opposition à documents (qui ne prend en compte que leur contenu informatif) et à archives (qui les considère du point de vue historique).
En 1996, la traduction du premier projet de la norme emploie le terme « enregistrement », issu des usages de l'AFNOR et du domaine de la maîtrise des documents dans le contexte de la norme ISO 9001. Ce terme étant éloigné des pratiques et du langage des professionnels de l'information, la traduction finale publiée en 2002 a préféré utiliser « document d'archives » comme traduction de record. La version française de 2016, quant à elle, reprend la traduction choisie pour les normes ISO 30300 et 30301 qui emploient l'expression « document d'activité »[6],[1].
La version de 2001 de ISO 15489 définit les « documents d'archives » (en anglais : records) comme « documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité »[7], dans la version de 2016 les « documents d'activité » (en anglais : records) sont les « informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations liées à son activité »[6], définition à son tour dérivée de la norme ISO 30300[8]. Dans les deux cas, cette définition exclut le périmètre des archives historiques[9].
D'autres concepts sont introduits dans la révision 2016. Par exemple, dans cette nouvelle version, le concept d'évaluation n'est pas utilisé dans le sens d'évaluation archivistique, mais dans le sens donné par la pratique archivistique australienne, pour laquelle le terme décrit plutôt une évaluation du contexte opérationnel de l'organisation en amont de la production des documents[10],[5].
Périmètre et usages
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Les informations figurant dans cet article ou cette section doivent être reliées aux sources mentionnées dans les sections « Bibliographie », « Sources » ou « Liens externes » ().
La norme est utilisable par tous les services s’occupant de la gestion courante des documents ainsi qu’à leur transfert aux archives. Les objectifs de la norme sont exprimés de telle manière qu’ils s’appliquent à tous les types de document indépendamment de leur support et de leur structure logique. La norme ne concerne pas l’archivage historique à proprement parler.
Un des rôles importants attribués à la norme est sa capacité de définir des règles de qualité assurant la traçabilité et la bonne gouvernance des services administratifs et commerciaux qui gèrent leurs documents selon la norme. En tant que norme internationale, elle peut faciliter la transition démocratique des pays ne possédant pas une tradition de gestion documentaire contrôlée[11]. Dans le cadre commercial, elle garantit la conformité des entreprises. Il n’existe cependant pas à ce jour de processus de certification des organismes respectant la norme.
Structure de la version de 2001
modifierLa norme est structurée en deux parties :
- ISO 15489-1 Information et documentation « Records Management », Partie 1 : Principes directeurs
- ISO/TR 15489-2 Information et documentation « Records Management », Partie 2 : Guide pratique
La première partie présente les grands principes de la gestion des archives courantes et intermédiaires. Après la définition du domaine d'application, des références normatives et des termes utilisés, la norme se structure en chapitres thématiques :
- Chapitre 4 : principes généraux et avantages du records management ;
- Chapitre 5 : nécessité pour les organismes de connaître le cadre réglementaire de leur activité ;
- Chapitre 6 : la politique à mettre en place et les responsabilités partagées au sein de l'organisation pour la gestion des documents ;
- Chapitre 7 : les exigences du records management ;
- Chapitre 8 : les étapes de la conception et de la mise en œuvre du système d'archivage ;
- Chapitre 9 : les procédures de sélection, définition des durées de conservation, enregistrement des documents dans le système, classement, stockage, accès, garantie de la traçabilité et application du sort final des documents ;
- Chapitres 10 et 11 : moyens de contrôle et de vérification et formation des intervenants[2].
La seconde partie se présente comme un guide de mise en œuvre des principes énoncés dans la première. Elle précise les processus, les facteurs à prendre en considération, les méthodes et les moyens à mettre en œuvre concrètement pour la mise en place du système de records management[2].
Structure de la version de 2016
modifierLa révision de 2016 n'inclut plus qu'une seule partie, le guide pratique ayant été retiré par le comité ISO TC 46/SC 11[12].
Liens avec d'autres normes
modifierLa norme ISO 15489 a récemment été complétée par les normes complémentaires suivantes :
- ISO 22310:2006 Information et documentation -- Lignes directrices pour les rédacteurs de normes pour les exigences de "records management" dans les normes (seulement en anglais)[13]
- ISO 23081-1:2017 Information et documentation -- Processus de gestion des documents d'activité -- Métadonnées pour les documents d'activité -- Partie 1 : Principes[1],[14]
- ISO 26122[1]
- série ISO 30300[8],[1]
D'autres normes liées aux archives numériques se réclament de ISO 15489 :
Réception
modifierLa diffusion de la version française en Europe continentale donne rapidement lieu à des publications et à des nouvelles formations[15]. La norme ISO 15489 est reprise telle quelle en tant que norme AFNOR en France et a été adoptée comme recommandation par l'association e-CH[16] pour la normalisation de la cyber-administration en Suisse.
Cependant, au début des années 2000 les archivistes québecquois, dont fait partie Carol Couture, remarquent peu d'influence de la norme sur les pratiques professionnelles au Canada. Selon Daniel Ducharme, la raison serait l'intégration déjà existante des pratiques du records management au Québec[15],[2].
En 2015, la norme faisait partie des enseignements à l'Institut national des sciences et techniques de la documentation où elle est étudiée dans ses versions anglaise et française[17].
En 2017 Marie-Anne Chabin constate le peu de retentissement en France de la révision récente de la norme. Elle émet sur son blog personnel des hypothèses quant aux causes : la prolifération des normes, la confusion terminologique, le manque de prise en compte des enjeux du numérique[18].
Notes et références
modifier- 1 2 3 4 5 6 7 Marie-Anne Chabin, « Le Records management : concepts et usages », initialement publié par l'AFNOR [PDF], sur Le blog de Marie-Anne Chabin, (consulté le )
- 1 2 3 4 5 6 7 Carol Couture et Julie Roy, « La norme ISO 15489 : principes et application », Archives, vol. 38, no 2, 2006-2007, p. 143-177 (lire en ligne [PDF])
- 1 2 3 (en) Susan Healy, « ISO 15489 Records Management – its development and significance », Records Management Journal, vol. 11, no 3, , p. 133-142
- ↑ Michel Cottin et Sylvie Dessolin Baumann, « La famille des normes ISO sur le records management », La Gazette des archives, vol. 228, no 4, , p. 119–133 (DOI 10.3406/gazar.2012.4989, lire en ligne, consulté le )
- 1 2 3 4 (en) Cassie Findlay, « Crunch time: the revised ISO 15489 and the future of recordkeeping », Archives and Manuscripts, vol. 46, no 2, , p. 222–226 (ISSN 0157-6895 et 2164-6058, DOI 10.1080/01576895.2018.1451755, lire en ligne, consulté le )
- 1 2 (en) « ISO 15489-1:2016 »
, sur ISO (consulté le ) - ↑ (en) « ISO 15489-1:2001 » , sur ISO (consulté le )
- 1 2 Arnaud Jules, « Gestion des documents d’activité : définition, principes et concepts », La Gazette des archives, Association des archivistes français, vol. 228, no 4, , p. 103–117 (DOI 10.3406/gazar.2012.4988, lire en ligne, consulté le )
- ↑ Marie-Anne CHABIN, « Le « tableau de gestion d’archives » : un frein à l’archivage », sur Transarchivistique, (consulté le )
- ↑ (en) Kate Cumming et Anne Picot, « Reinventing appraisal », Archives and Manuscripts, vol. 42, no 2, , p. 133–145 (ISSN 0157-6895 et 2164-6058, DOI 10.1080/01576895.2014.926824, lire en ligne, consulté le )
- ↑ Philippe Barbat, « Records Management : comment le "records management" peut faire progresser la transparence administrative » [archive du ], sur www.archivesdefrance.culture.gouv.fr (consulté le )
- ↑ (en) Nancy Dupre Barnes, « ISO 15489 - Revised and Redesigned for 2016 », Information management journal, vol. 50, no 5, , p. 30-33
- ↑ « ISO 22310:2006 », sur ISO (consulté le )
- ↑ « ISO 23081-1:2017 », sur ISO (consulté le )
- 1 2 Daniel Ducharme, « Technologies et normes archivistiques : La norme ISO 15489 sur le records management » [archive du ], Revue électronique suisse de science de l'information (RESSI), (consulté le )
- ↑ « eCH-0002 RecordsManagement V1.0 », sur eCH E-Government Standards, (consulté le )
- ↑ Michel Cottin, « Révision de la norme ISO 15489. Faire évoluer nos savoir-faire », I2D - Information, données & documents, A.D.B.S., vol. 52, no 4, , p. 7–8 (ISSN 2428-2111, DOI 10.3917/i2d.154.0007, lire en ligne, consulté le )
- ↑ Marie-Anne CHABIN, « La norme ISO 15489 s’est-elle fait hara-kiri? », sur Transarchivistique, (consulté le )
Voir aussi
modifierArticles connexes
modifierBibliographie
modifier- Comment le "records management" peut faire progresser la transparence administrative. Communication faite à Lundt par Philippe Barbat, Direction des archives de France, 2001
- Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises. Document réalisé par le groupe métier AAF-ADBS Records management ().
Liens externes
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- « NF ISO 15489-1 » , sur AFNOR
- (en) « ISO 15489-1:2016 » , sur ISO,
- « eCH-0002 RecordsManagement », sur eCH,
- « Le portail français du Records Management » [archive], site réalisé par l'ADBS en collaboration avec les membres de la commission Records management de l’AFNOR (CN11)
