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La gouvernance de l'information est l'ensemble des processus, des outils, des chartes et politiques permettant à une organisation publique ou privée de maitriser son flux information. La gouvernance de l'information se distingue de la gouvernance des données, de la gouvernance ou gestion documentaire, de la gouvernance du système d'information, de la de la gouvernance des technologies de l'information, de la gouvernance d'entreprise. Elle se positionne comme une discipline permettant de lier ces expertises pour permettre à l'organisation de mieux maîtriser l'ensemble du cycle de vie de son information. De sa naissance à sa disparition, peu importe sa forme, son usage, sa criticité, sa propriété.

Les métiers ou activités qui cherchent à mieux gouverner l’information existent depuis longtemps (+/- 2600 ans avant notre ère avec les bibliothèques de Volumen à base de papyrus). Ce qui change : la complexité du cycle de vie de l’information qui suit la chaine de valeurs de l’entreprise, ainsi que la multitude des systèmes créant et valorisant l’information, ou à l’inverse, la supprimant. Ces systèmes peuvent être techniques ou humains, et sont proche des processus de l'organisation génératrice de produits ou de services. Ces processus s'appuient naturellement sur de l'information (données industrielles, documents administratifs, échanges par messagerie, ...) et certains sont fortement dépendant d'une bonne gestion de l’information, qu'elle soit documentaire ou de données. La gouvernance de l'information a comme objectif d'améliorer le traitement et la gestion de cette information au niveau de ces systèmes et entre ces systèmes afin d’éviter les dangers d’une gestion morcelée d’informations qui circulent entre ces systèmes.

Cette gouvernance est une discipline systémique qui touche l'ensemble de l'organisation (selon ISO 9000) privée ou publique. Elle suit une évolution profonde et culturelle de l’usage de l’information. Elle offre la possibilité d’avoir une vue globale et ainsi de mieux comprendre et maitriser des risques aux regards des menaces et d’en saisir des opportunités.

L'information vue comme un objet

L'Objet Métier Informationnel (OMI)

L'information est une notion complexe et riche. Dans le contexte de la définition de la gouvernance de l'information, elle pourra être sous une forme documentaire papier ou numérique, ou sous forme de données regroupées dans des bases de données. De même il pourra être question de vidéo, de sons, d'image, de textes courts ou long.
D'un point de vue technique, la gouvernance de l'information s'applique aux données structurées et non structurées.

L’information fait partie du patrimoine stratégique des organisations. Sans information, il n’existe pas de possibilités de développer de nouveaux produits ou services. Encore faut-il en maitriser les flux, comme on sait le faire depuis longtemps pour les flux de trésorerie, les flux financiers, les flux matériaux, et les flux de ressources humaines. La gouvernance de l’information permet aux organisations d’accroître leur capacité à comprendre et décrypter leur environnement. Elle les aide également à valoriser les différents éléments qui constituent leur écosystème, qui est souvent complexe. En s'appuyant sur l'ensemble des disciplines permettant une meilleure maitrise de l'information, elle permet de segmenter ses actions à travers trois domaines d'expertises :

• L'organisation, définie par des processus, des rôles, et des fondamentaux (chartes, règles, politiques, nomenclature, plan de classement, ...)
• Les usages, définis par des solutions techniques permettant de répondre à des ensembles de fonctionnalités spécifiques de gestion d'information,
• Le cycle de vie, défini par l'ensemble des référentiels de classement et qualification des informations au cours de leurs cycles de vie.

Son écosystème

(A compléter)

La gouvernance de l'information alimente l'ensemble des domaines utilisant l'information sous sa forme d'objet métier informationnel. Ce que l'on appelle l'écosystème de la gouvernance de l'information est défini selon quatre familles d'intérêts :

• Les utilisateurs ou consommateurs, ceux à qui est destinée l'information,
• Les processus et l'innovation, branche offensive de la gouvernance de l'information,
• L'infrastructure et l'architecture, afin de véhiculer de façon cohérente l'information,
• Les risques et la sécurité, branche défensive de la gouvernance de l'information.

Ses apports

(A compléter) La gouvernance de l'information est un apport à l'ensemble des disciplines manipulant de l'information, donc potentiellement toute l'organisation.
Cela peut effectivement permettre un meilleur usage et contrôle de l'information et ainsi toucher les services de veille, de gestion de risque, de sécurité, les projets de transformation ou fusion/acquisition, la mise en place d'outils collaboratifs, d'archivage ou de Records Management, ... La gouvernance de l'information est un répondant de la gouvernance d'entreprise (ou d'administration) pour qui la maitrise de ses informations est un gage de transparence, d'agilité et de qualité (de service, ou de produit).

Son rattachement

La gouvernance de l'information est rattaché à l'exécutif et doit intégrer l'ensemble des contraintes internes et externes à l'entreprise. Elle a un devoir de pilotage de l'information de façon défensive (Participation à la gestion des risques), ainsi qu'offensive (Participation à la capacité d'innovation de l'organisation).

La gouvernance de l’information passe du concept à la réalité par le biais d’une instance de gouvernance, organisation représentée par une équipe ou un individu, dont la mission est d’apporter un meilleur pilotage de l’information, notamment par des actions de conduite du changement et par des développements de nouvelles offres de services enrichis. Elle a notamment comme mission d’offrir aux utilisateurs la possibilité de faire évoluer leurs comportements vis-à-vis de l’information et d’améliorer leurs usages.

Son mode d’interaction est d’abord influent, puis référent, directif et finalement répressif (source GouvInfo 2012 ). Elle travaille avec tous les acteurs de l’organisation et c’est à ce titre qu’elle est directement rattachée à la Direction Générale ou équivalent.

Les enjeux de la gouvernance de l'information

Les enjeux liés à l’information et à sa maitrise sont nombreux. Le contexte, le secteur d’activité, le budget, ou encore le niveau de maturité des briques de l’organisation déterminent quelles sont les réponses qui peuvent – ou doivent – être apportées. L’instance de gouvernance de l’information joue donc un véritable rôle de support pour l’exécutif : il l’aide à défricher, puis à identifier les grandes orientations qui auront le plus de chance de transformer l’organisation rapidement et efficacement. Au-delà, l’instance de gouvernance est responsable du pilotage des actions destinées à faire émerger de nouveaux comportements, de nouveaux modes d’échanges, et de nouvelles pratiques de consolidation / capitalisation / exploitation de l’information. Cette instance a aussi la charge de rendre homogène puis de diffuser et contrôler la bonne application des règle associées à l'information : Par exemple : La politique de conservation, la politique de gestion des données personnelles, la politique de sécurité de l'information. Ces enjeux sont de tailles car la mise en place d'une gouvernance de l'information doit pouvoir apporter à l'organisation :

• Plus de qualité au niveau du traitement machine ou manuel de l'information,
• Une meilleure gestion des risques informationnels notamment par le respect d'obligations règlementaires,
• Une capacité à faciliter le développement des transformations culturelles internes à l'entreprise,

Le tout permettant aux organisations de développer leur agilité en fluidifiant et fiabilisant leurs échanges.
La présence de gouvernance de l’information est aussi un gage de maturité en termes de responsabilité sociétale, et une facilitation de développement durable.

Les solutions logiciels s'appuyant sur la gouvernance de l'information

Dans l'ensemble la gouvernance de l'information est légitime pour apporter ses fondamentaux à tous les projets à forte manipulation d'informations structurées ou non structurées. Les plus concernés par la gouvernance de l'information sont :

• Les logiciels de Records Management (RM),
• Les systèmes d'archivage électronique (SAE),
• Les logiciels de gestion des "données maîtres", plus connu sous le terme de "Master Data Management" (MDM),
• Les logiciels de Gestion électronique de documents
• Les réseaux sociaux,
• Les outils et solutions de dématérialisation (de documents, de flux, ou de non-matérialisation de documents),
• La veille, qu'elle soit dans le cadre de l'Intelligence économique, de la recherche et développement, du marketing, ..

Réglementations et normes

La gouvernance de l'information, afin d'apporter une meilleure maitrise de l'information pour l'ensemble de l'organisation s'appuie sur certaines normes, et se doit de faire respecter certaines lois et réglementations. Ces dernières peuvent être des éléments déclencheurs pour son implémentation. La prise en compte de la réglementation augmente une meilleure capacité à gérer les risques informationnels, et donc d'anticiper sur des impacts juridiques pouvant fragiliser une organisation. Voici des lois/réglementations importantes. À noter Bâle II(Norme qui accorde davantage d’importance à l’information et Bâle III (Norme qui accorde davantage d’importance à l’information), ainsi que la loi Sarbanes-Oxley (Loi qui impose une maitrise accrue de certaines informations), Solvabilité II (Réforme réglementaire s’attachant particulièrement à la qualité des données), la CNIL (Autorité imposant des contraintes de respect de l'information personnelle), FATCA

Les acteurs et organismes autour de l'information et sa gouvernance

Beaucoup d'associations professionnelles et d'organismes sont concernés par la gouvernance de l'information. Certains apportent un fond complet sur le sujet d'autres permettent de se concentrer sur leur domaine d'expertise, tout en intégrant ce qui fait la force de la gouvernance de l'information : sa vue globale à l'organisation.

• Association des archivistes français (AAF)
• Association des professionnels de l'information et de la documentation (ADBS)
• Association pour le développement de la logique informatique (ADELI)
• Association des professionnels pour l'économie numérique (APROGED)
• Club informatique des grandes entreprises françaises (CIGREF)
• Club des responsables de politiques et projets d’archivage (CR2PA)
• Fédération de l'ILM (Information Lifecycle Management), du stockage et de l'archivage (FEDISA)
• Association for Information and Image Management (AIIM)
• American Records Management Association (ARMA)

Communautés

• Gouvinfo : L'observatoire de la gouvernance de l'information est une enquête annuelle non commerciale, qui apporte des éléments de réponse de ce qui se fait sur le marché. Un réseau social est associé à cette enquête afin de partager et enrichir ce qui peut permettre un meilleur pilotage de l'information.
• MIKE2.0 : Est une initiative [open source] pour développer une méthodologie de management de l'information. L'orientation, bien qu'orientée système d'information traite de façon assez globale les problématiques de gouvernance de l'information.

Articles connexes

• Gouvernance
• Gouvernance d'entreprise
• Gouvernance des technologies de l'information
• Gouvernance des systèmes d'information

Références

Catégorie:Gouvernance