Utilisateur:Zine Eddine Bouzennoune/Brouillon
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Méthodologie rédactionelle d’un e-mail
Le courrier électronique, ou courriel, est le service le plus utilisé sur Internet[1]. Grace à ce dernier, vous pouvez décrocher votre premier job, votre stage, ou bien les perdre tous. Mais savez-vous bien utiliser ce service ? Avez-vous eu de mauvaises expériences avec celui-ci ? Cet article a pour but de vous expliquer comment bien écrire un email.
Organisation d’un email D’abord, un e-mail est subdiviser en deux grandes parties : le haut de l’email et le texte, ou le corps de l’email. La première chose qu’on trouve dans le haut de l’e-mail est le champ “à”, ou bien, l’adresse du destinataire. C’est aussi le dernier champ à remplir pour éviter toute réponse hâtive ou par erreur de votre part. Les deux champs qui suivent sont le Cc (copie conforme) et le Cci (copie conforme invisible). Ils sont utilisés lorsque il y a plusieurs destinataire. Le Cc rend la liste invisible pour tout le monde, tandis que le Cci cache l’adresse des destinataire marqué dedans. Vous devez savoir quand montrer ou pas votre liste.
Ensuite vient l’objet du message, il doit être clair et concis, ne dépassant pas 5 caractères et reflétant adéquatement le contenu de l’email. Il est préférable de ne remplir ce champ que si une fois le texte de l’email est écris, cela nous aide à choisir le bon objet de notre courriel.
La deuxième partie est le corps de l’email. Elle comprends l’appel, l’introduction, le développement, la conclusion et la signature. L’appel est souvent indicateur du ton du message et de son degré de formalité. Monsieur, Madame, Chère Madame, Cher Monsieur, Monsieur le Directeur etc. sont tous de bons exemples d’un appel respectueux. Il ne faut toujours pas oublier de mettre une virgule à la fin.
En dessous de ça, on trouve l’introduction. Dans la première phrase de celle-ci, on écris son nom complet, sa profession, et l’organisation à laquelle on appartient. Si le destinataire vous connait déjà, ou qu’il a eu des échanges avec vous précédemment, vous pouvez vous en passez de ça. La phrase qui s’ensuivit, porte l’idée directrice ou l’idée principale de votre message.
Le développement et la conclusion doivent tourner autour de cette idée principale. Une manière simple d’écrire ces deux là, est de se mettre à la peau du destinataire, imaginez les questions qu’il va se poser, pour enfin écrire un texte donnant réponse à ces questions. N’oubliez pas d’ajouter un petit remerciement à la fin, et si vous voulez paraître plus aimable, ajouter la raison pour laquelle vous remerciez et appréciez vraiment votre destinataire.
La dernière chose à ajouter est la signature. Un petit mot de politesse, plus votre nom complet, votre poste et votre numéro de téléphone si vous voulez être contacté. Personnellement, j’utilise “Cordialement”, mais si vous trouvez ça un peu froid, vous pouvez utilisez le passe partout : Bien Cordialement.
Mais comment vraiment bien écrire un email ?
J’ai commencé mon article avec l’organisation, parce qu’un email mal organisé est tout sauf professionnel. Une fois que vous avez la bonne structure, passez au contenu, aux mots. En commençant, NE CRIEZ PAS ! Vous m’avez compris j’espère, n’écrivez pas tous en majuscules. Il va de même pour le point d’interrogation, ne balancez pas ce signe de ponctuation partout, essayer même de ne pas l’utiliser plus d’une fois dans un même e-mail. Une fois que vous finissez de rédiger votre e-mail, ne l’envoyer pas, mais relisez-le. Assurer vous qu’il n’y a pas de fautes d’orthographes et sachez utiliser les outils de correction d’erreurs. Si vous avez des fichiers à joindre, vérifiez que vous l’avez bien fait. Scanner vos documents avant de les joindre et n’attachez pas dix mille fichiers dans votre e-mail.
Passons à la ponctuation, tout humain qui utilise une langue doit connaitre ses règles de ponctuation. C’est très mal vu de voir par exemple un professeur à l’université qui ne respecte aucunement ces règles. D’abord, n’oubliez surtout pas les virgules dans votre appel et votre signature. Je vous fais remarquer que en français, on place une espace après un signe simple (, .) et deux espaces autour des signes doubles (: ; ! ?).
J’aimerai aussi signaler certains erreurs les plus courantes. Mr., n’est pas abréviation de monsieur, mais plutôt de “mister” qui vient de l’anglais. En français, on écrit : M., même chose pour docteur, on écrit Dr, et non pas Dr. car en français, si une abréviation d’un mot contient sa dernière lettre, alors on n’ajoute pas le point à la fin. Aussi, les trois points de suspension ne sont pas utilisés avec et cetera (etc.) comme dans ce cas : “…etc.” vous devez choisir un des deux.
A la fin, Quand vous communiquez par e-mail, vous communiquez votre image avec. Avec chaque e-mail, votre réputation et crédibilité est en jeu. Il découle de cela, que vos e-mail soient traités plus soigneusement. Essayer d’être originale, de vous forger un style propre à vous, d’être humble et sincère. Appréciez les autres, et tous ce qu’ils font pour vous, surtout si leurs demandez des requêtes. Si vous avez fait une erreur, envoyez leur de sincères excuses. Et rappelez vous toujours, que le fait d’être poli, ne fait mal à personne !